Help! Mijn baas is een outputmanager. Hij schreef er zelfs een boek over, maar soms gaat het toch eens mis.

Wat is een outputmanager?

Deze manager omschrijft heel goed het probleem waarmee hij zit en het doel dat hij wil bereiken. Daarna bepaalt hij criteria waaraan de oplossing(en) moet voldoen. En daarna … laat hij los! Hij laat de oplossingen door de medewerkers bedenken. Want hij heeft zijn criteria zodanig goed bedacht, dat hij iedere oplossing durft aanvaarden die aan die criteria voldoet. 

Maar waar loopt het dan soms mis?

Niet alle medewerkers zijn klaar voor zo’n opgave, ze hebben niet genoeg ervaring of maturiteit om zelf met oplossingen te komen.

Ook de leidinggevende moet vooraf goed nadenken over hoe hij het probleem, doel en criteria gaat omschrijven.
Bij het omschrijven van het probleem is het oppassen om al niet een (deel van een) oplossing te geven. Een probleem moet feitelijk onderbouwd worden, cijfers kunnen hierbij helpen.
Ook bij het bepalen van de doelstelling is het tricky om hierin geen oplossing te “verstoppen”. Probeer hier vooral kwalitatieve doelen te stellen in plaats van kwantitatieve doelen.  Een doel is een hypothetische, positieve herformulering van het probleem.

Het meest belangrijke bij outputmanagement is het bepalen van sterke criteria. Want de leidinggevende aanvaardt iedere oplossing die binnen die criteria past! Denk er dus aan om budget, tijd, personeelsaantallen … goed te omlijnen zodat je achteraf niet moet bijsturen. Probeer ook criteria te bedenken die niet vernauwend werken, je kan ook criteria opstellen die aanzetten tot “out of the box” denken.

Waar liep het bij ons mis?

Een voorbeeld uit het MoonsManagement-leven. Onze website was aan een opfrisbeurt toe, zowel technisch als inhoudelijk moesten een aantal zaken aangepast worden.

Rik – de outputmanager – heeft over dit onderwerp weinig tot geen ervaring en schuift dit door naar Anja, die wel erg geïnteresseerd is alles wat digitaal is.  Anja begint hier heel enthousiast aan en Rik stelt een budget voorop. Maar toch ondervindt Anja al snel wat problemen … voor welk platform moeten we kiezen? Binnen welke timing? Nieuwe foto’s,  maar door wie? Welke content moet er gepubliceerd worden? Is Rik voldoende geëngageerd om deze content regelmatig aan te passen?

Heel wat vragen dus … niet OK, want deze vragen zouden eigenlijk door het bepalen van goede criteria vooraf moeten beantwoordt zijn.

Wat zijn de leerpunten?

De leidinggevende (Rik in dit geval) kan niet snel snel overgaan tot het doorschuiven van een taak, maar moet vooral zijn criteria scherp stellen. De medewerker (Anja) moet voldoende kritisch durven zijn en verduidelijking vragen.

In ons geval was er geen probleem, want Anja reageerde heel snel met “Zeg outputmanager, er klopt hier iets niet. Ik wil een duidelijke aflijning van budget en middelen voor deze opdracht”.

Het is dus nuttig dat zowel leidinggevende als medewerker het outputmodel begrijpen en elkaar hierbij kunnen uitdagen.

Meer lezen kan in het boek “Waarom uw oplossing het probleem is”, dat Rik samen met Filip Vandendriessche schreef over het outputmodel.